Ochrona danych osobowych
New Wave Service s.r.o. — značka esidla.cz
Účinné od 1.8.2026
Tento dokument není souhlasem se zpracováním osobních údajů a nepodepisuje se. Je informací, kterou správce poskytuje podle článků 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“). Údaje potřebné k uzavření a plnění smlouvy a ke splnění zákonných povinností zpracováváme na základě smlouvy a zákona, nikoli na základě vašeho souhlasu. Souhlas potřebujeme jen k zasílání obchodních sdělení — ten je zcela dobrovolný a je popsán v článku 10.
1. Kdo je správcem vašich údajů
1.1 Správcem je New Wave Service s.r.o., IČO 014 16 804, DIČ CZ01416804, se sídlem Sládkova 372/8, 702 00 Ostrava-Moravská Ostrava, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 55737, vystupující pod značkou esidla.cz.
1.2 Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na info@newwaveservice.cz nebo na adrese sídla.
1.3 Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože k tomu nejsou splněny podmínky podle článku 37 GDPR. Vaše žádosti vyřizujeme na kontaktech uvedených výše.
2. Čí údaje a v jakém rozsahu zpracováváme
2.1 Zpracováváme údaje odběratele, je-li fyzickou osobou, dále osob jednajících za odběratele nebo za firmu, kontaktních osob a skutečných majitelů firmy.
2.2 Rozsah údajů:
| Skupina údajů | Co konkrétně | |---|---| | Identifikační | jméno a příjmení, rodné číslo nebo datum narození, místo narození, pohlaví, adresa bydliště, státní občanství | | Doklad totožnosti | druh a číslo dokladu, orgán, který jej vydal, doba platnosti | | Kontaktní | telefon, e-mail, kontaktní adresa, ID datové schránky | | Smluvní a platební | údaje o objednávce, zvolený balíček, fakturace, platby, prodlení | | Provozní | přihlášení a úkony v klientském portálu, záznam o prodloužení smlouvy | | O zásilkách | odesílatel, datum doručení, sken obálky, případně sken obsahu |
3. Proč údaje zpracováváme, na jakém základě a jak dlouho
3.1 Přehled jednotlivých zpracování:
| Účel | Právní základ | Doba uchování | |---|---|---| | Uzavření a plnění smlouvy, poskytování sídla a služeb, provoz klientského portálu | plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | po dobu trvání smlouvy a 4 roky po jejím skončení | | Identifikace a kontrola klienta podle zákona č. 253/2008 Sb. | plnění právní povinnosti — čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR | 10 let od konce obchodního vztahu | | Vedení účetnictví a plnění daňových povinností | plnění právní povinnosti — čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR | 10 let | | Vymáhání pohledávek, uplatnění a obhajoba právních nároků | oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | do promlčení nároku, případně do skončení řízení | | Skeny doručených zásilek v klientském portálu | plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | nejdéle 6 měsíců od uložení, nebo 1 měsíc od prvního otevření klientem, podle toho, co nastane dříve | | Zasílání obchodních sdělení o obdobných službách vlastním zákazníkům | oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. | do vznesení námitky, nejdéle 3 roky od poslední objednávky | | Marketingová komunikace nad rámec předchozího řádku | souhlas — čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR | 3 roky od udělení nebo do odvolání souhlasu |
3.2 Uchování údajů podle zákona č. 253/2008 Sb. po dobu 10 let je zákonnou povinností. Po tuto dobu údaje nemůžeme vymazat ani na vaši žádost, a to ani po skončení smlouvy.
3.3 Po uplynutí uvedených dob údaje mažeme nebo anonymizujeme.
4. Odkud údaje získáváme
4.1 Údaje získáváme především přímo od vás — z objednávky, ze smlouvy a z formuláře pro identifikaci klienta.
4.2 Část identifikačních údajů získáváme od poskytovatele bankovní identity, pokud tímto způsobem podepisujete smlouvu.
4.3 Údaje ověřujeme a doplňujeme z veřejných zdrojů: z obchodního a živnostenského rejstříku, z evidence skutečných majitelů, z registru plátců daně z přidané hodnoty, z insolvenčního rejstříku a ze sankčních seznamů Evropské unie a Organizace spojených národů.
5. Komu údaje předáváme
5.1 Vaše údaje mohou být předány:
- subdodavateli, který zajišťuje vybírání, skenování a skartaci pošty;
- poskytovatelům informačních a hostingových služeb, na kterých běží klientský portál;
- poskytovateli platební brány a bance;
- účetní a daňové kanceláři;
- společnosti zajišťující vymáhání pohledávek, a to při prodlení delším než 30 dnů;
- advokátovi;
- orgánům veřejné moci v rozsahu stanoveném právními předpisy, zejména Finančnímu analytickému úřadu, správci daně, soudům, rejstříkovému soudu, živnostenskému úřadu a orgánům činným v trestním řízení.
5.2 S každým zpracovatelem máme uzavřenu smlouvu podle článku 28 GDPR.
5.3 Údaje neprodáváme a nepředáváme je k marketingovým účelům třetích stran.
6. Předávání mimo Evropskou unii
6.1 Údaje zpravidla nepředáváme do zemí mimo Evropský hospodářský prostor. Dojde-li k předání prostřednictvím poskytovatele služeb se sídlem mimo tento prostor, uskuteční se pouze při splnění podmínek kapitoly V GDPR, tedy zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek.
7. Automatizované rozhodování
7.1 Nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.
8. Musíte údaje poskytnout
8.1 Poskytnutí údajů uvedených ve smlouvě a ve formuláři pro identifikaci klienta je smluvním i zákonným požadavkem. Bez nich nemůžeme smlouvu uzavřít ani v obchodním vztahu pokračovat, protože bychom porušili povinnosti podle zákona č. 253/2008 Sb.
8.2 Poskytnutí údajů pro marketingové účely podle článku 10 je zcela dobrovolné.
9. Jaká máte práva
9.1 Ve vztahu ke svým osobním údajům máte právo:
a) na přístup — víte, jaké údaje o vás zpracováváme, a můžete si vyžádat jejich kopii; první kopie je zdarma; b) na opravu nepřesných údajů a na doplnění neúplných údajů; c) na výmaz — pokud už údaje nepotřebujeme a netrvá zákonný důvod pro jejich uchování; u údajů podle zákona č. 253/2008 Sb. výmaz po dobu deseti let provést nemůžeme; d) na omezení zpracování — například po dobu, kdy ověřujeme přesnost údajů; e) na přenositelnost údajů, které zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu; f) vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; vznesete-li námitku proti přímému marketingu, přestaneme vám obchodní sdělení zasílat okamžitě; g) kdykoli odvolat souhlas podle článku 10, aniž je tím dotčena zákonnost dosavadního zpracování; h) podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
9.2 Svá práva uplatníte na kontaktech podle článku 1.2. Odpovíme do jednoho měsíce od doručení žádosti. Ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení vás vyrozumíme.
9.3 Před vyřízením žádosti ověříme vaši totožnost, abychom údaje nevydali nesprávné osobě.
10. Souhlas se zasíláním obchodních sdělení
10.1 Souhlas se zasíláním obchodních sdělení uděluje odběratel odděleně od smlouvy, samostatným projevem vůle, například zaškrtnutím políčka v objednávce nebo v klientském portálu. Políčko nikdy není předem zaškrtnuto.
10.2 Souhlas se uděluje na dobu 3 let a lze jej kdykoli bezplatně odvolat, například odpovědí na kterékoli obchodní sdělení, kliknutím na odhlašovací odkaz nebo zprávou na info@newwaveservice.cz.
10.3 Udělení ani neudělení souhlasu nemá žádný vliv na uzavření smlouvy, na cenu ani na rozsah a kvalitu poskytovaných služeb. Odvolání souhlasu nemá žádné důsledky pro trvání smlouvy.
10.4 Znění souhlasu:
Souhlasím, aby mi společnost New Wave Service s.r.o. zasílala obchodní sdělení o svých službách na uvedený e-mail a telefonní číslo. Souhlas uděluji na 3 roky a mohu jej kdykoli bezplatně odvolat.
11. Zpracování osobních údajů obsažených v zásilkách
(ujednání podle článku 28 odst. 3 GDPR; použije se u balíčků Sídlo Plus a Sídlo Napořád)
11.1 Obsahují-li zásilky doručené na adresu sídla osobní údaje, jejichž správcem je odběratel nebo firma, vystupuje New Wave Service s.r.o. ve vztahu k těmto údajům jako zpracovatel. Toto ujednání je součástí smlouvy o poskytnutí sídla.
11.2 Předmět a povaha zpracování: převzetí zásilky, její otevření (nezvolil-li odběratel opak), pořízení skenu, uložení skenu v klientském portálu, zpřístupnění odběrateli, výdej originálu a jeho skartace. Účel zpracování: poskytnutí služby práce s poštou podle smlouvy. Doba zpracování: po dobu trvání smlouvy. Typ údajů: údaje obsažené v doručených zásilkách. Kategorie subjektů údajů: odesílatelé zásilek, zaměstnanci, obchodní partneři a zákazníci odběratele a další osoby uvedené v zásilkách.
11.3 Zpracovatel se zavazuje:
a) zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů správce a pro účel podle článku 11.2; b) zachovávat mlčenlivost a zavázat mlčenlivostí všechny osoby, které mají k údajům přístup; povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení smlouvy; c) přijmout vhodná technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR, zejména řízení a evidenci přístupů, přihlašování do portálu s ověřením totožnosti, šifrovaný přenos dat, zabezpečené uložení skenů, uzamčené prostory pro fyzické zásilky a bezpečnou skartaci originálů; d) ohlásit správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl, včetně popisu povahy porušení, dotčených kategorií a přibližného počtu subjektů údajů a přijatých opatření; e) být správci nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů a při plnění povinností podle článků 32 až 36 GDPR; f) po skončení smlouvy osobní údaje odstranit ve lhůtách podle obchodních podmínek; g) poskytnout správci informace potřebné k doložení plnění těchto povinností a umožnit audit po předchozí dohodě termínu.
11.4 Správce uděluje zpracovateli obecné povolení zapojit další zpracovatele, kterými jsou subdodavatel zajišťující vybírání, skenování a skartaci pošty a poskytovatel hostingu klientského portálu. Zpracovatel informuje správce o zamýšlené změně dalších zpracovatelů nejméně 30 dnů předem; správce může proti změně vznést odůvodněnou námitku a v takovém případě smlouvu vypovědět.
11.5 Zvolí-li odběratel, aby zásilky nebyly otevírány, omezuje se zpracování na sken obálky.
12. Změny tohoto dokumentu
12.1 Tento dokument můžeme aktualizovat, změní-li se rozsah zpracování, použité technické prostředky nebo právní předpisy. Aktuální znění je vždy dostupné na esidla.cz a v klientském portálu.
12.2 O podstatné změně vás vyrozumíme e-mailem nejméně 30 dnů předem.